Privacy beleid

Op deze webpagina presenteert de zwemvereniging ZON/S&S informatie die de veiligheid van alle betrokkenen bij onze vereniging betreffen. Veiligheid in brede zin. Het betreft zowel het privacy beleid (hoe gaan wij om met persoonsgegevens) als ook de veiligheid in en om het bad en de omgang tussen leden.

Privacy beleid

Als lid of als ouder draagt u persoonsgegevens aan ons over. Wij zorgen ervoor dat met deze gegevens correct omgegaan wordt overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij voeren de verschillende onderdelen in conform het 12-stappenplan dat de stichting AVG specifiek voor sportverenigingen opgesteld heeft. Op deze plek presenteren wij de relevante resultaten. Intern houden wij een breder dossier bij van relevante documenten:

1. AVG-verklaring;
2. Inventarisatie:
   • matrix persoonsgegevens;
   • matrix verwerkingen, persoonsgegevens, doel, overeenkomst, bewaartermijn;
3. Privacy policy;
4. Verwerkersovereenkomsten met leveranciers;
5. Geheimhoudingsverklaringen van medewerkers;
6. Overeenkomsten:
   • Lidmaatschapsovereenkomsten;
   • Lijst van online inschrijvingen/verwijzing naar rapport ICT-systeem met online inschrijvingen;
7. Datalekken rapportages;
8. AVG-gerelateerde procedures:
   • back-up;
   • verwijderen;
   • sleutelbeleid;
9. Verwerkingenregister
   • type persoonsgegevens;
   • de verwerkingsdoeleinden;
   • bron van de gegevens;
   • met welke partijen worden gegevens gedeeld;
   • bewaartermijn;

Privacyverklaring

In het kader van de AVG is een eerste versie van onze Privacyverklaring opgesteld. Hierin is vastgelegd op welke manier ZON/S&S met de verschillende aspecten van de AVG om wil gaan.

Code Blauw

Binnen de zwemwereld krijgt de veiligheid in de omgang met elkaar steeds meer aandacht. Begin 2015 lanceerde de KNZB de campagne Code Blauw.

Ook een aantal bestuursleden heeft deelgenomen aan een cursus over het veilig maken van je vereniging.

Centraal bij deze cursus stond de veiligheid binnen een vereniging, in de breedste zin van het woord. Onderlinge omgang, veiligheid in het bad, maar ook preventie van misbruik, kwamen hierbij aan de orde. Het bestuur vindt het erg belangrijk dat de leden van de vereniging zich in alle opzichten veilig voelen bij onze activiteiten.

Wij hebben een begin gemaakt met het vastleggen van een gedragscode, het vastleggen van het aannamebeleid voor vrijwilligers en hebben een vertrouwenscontactpersoon benoemd.

Gedragscode vrijwilligers

Veel grenzen in het contact tussen vrijwilligers en minderjarige leden van onze vereniging zijn niet eenduidig.
Het ene kind wil even op schoot zitten als het troost zoekt, het andere kind heeft behoefte aan een aai over de bol en weer een ander kind vindt het niet prettig om aangeraakt te worden. Hierover kunnen nooit exacte grenzen worden afgesproken die voor alle kinderen en in alle situaties gelden. Dat is maar goed ook, want voor veel kinderen is dichtbijheid en lichamelijk contact een voorwaarde om te groeien.
Maar er is wel één heel duidelijke grens. Dat is de grens dat seksuele handelingen en contacten tussen (jong)volwassen medewerkers en minderjarigen die bij ons komen, absoluut ontoelaatbaar zijn!
Daarom hebben wij als vereniging voor al onze (vrijwillige) medewerkers een gedragscode opgesteld. De gedragscode bestaat uit twee delen:

• regels die bijdragen aan een open, transparante en veilige omgeving voor kinderen én vrijwilligers en
• de omschrijving van seksueel grensoverschrijdend gedrag die het uitgangspunt is van het tucht- en sanctiebeleid dat door de organisatie wordt gevoerd.

Wanneer je bij ons komt werken, als vrijwilliger, stagiair(e) of als betaalde kracht, vragen wij je deze In veilige handen bij ZON_S&S Gedragscode te ondertekenen. Hiermee verklaar je dat je de gedragscode kent en volgens de gedragscode zult handelen.

Aannamebeleid vrijwilligers

Vrijwilligers die bij onze vereniging lesgeven zijn in het algemeen zelf actief (geweest) bij één van onze zwemdisciplines of zijn als ouder van een leszwemmer in contact met de vereniging gekomen.

Bij deze vrijwilligers vindt het aannameproces als volgt uit:

Aanname als vrijwilliger van een lid of ouder van een lid:
1. ZON benadert lid of ouder om vrijwilliger te worden,
2. er volgt een gesprek waarin de taken worden uitgelegd,
3. de adspirant vrijwilliger begint met zijn taak,
4. na een maand vindt een evaluatie plaats met de hoofdtrainer en eventueel andere ervaren legevers: past hij/zij in het team; kan hij/zij de taken aan; vindt hij/zijn de taak voldoende leuk en uitdagend,
5. wanneer de evaluatie positief is wordt de adspirant-vrijwilliger gevraagd een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen en de Gedragscode Vrijwilligers voor gezien te ondertekenen,
6. wanneer de VOG akkoord is volgt acceptatie door ZON/S&S als vrijwilliger.

Aanname als vrijwilliger van een persoon van buiten de vereniging:
1. de hoofdtrainer bekijkt sollicitatiebrief met CV,
2. de sollicitant wordt op basis van de beschikbare informatie afgewezen (bv. ook omdat er op dat ogenblik geen vacature is) of uitgenodigd voor een gesprek,
3. er volgt een gesprek met de hoofdtrainer en eventueel andere ervaren legevers waarin de taken uiteengezet worden,
4. de adspirant-vrijwilliger wordt gevraagd een Verklaring Omtrent Gedrag te overleggen en de Gedragscode Vrijwilligers voor gezien te ondertekenen;
5. de sollicitant begint als vrijwilliger,
6. na een maand vindt een evaluatie plaats met de hoofdtrainer en eventueel andere ervaren legevers: past hij/zij in het team; kan hij/zij de taken aan; vindt hij/zijn de taak voldoende leuk en uitdagend,
7. wanneer de evaluatie positief is volgt acceptatie door ZON/S&S als vrijwilliger.

Omgaan met foto’s en films in badkleding

Als onderdeel van Het project In veilige handen heeft het bestuur beleid geformuleerd over het omgaan met foto’s/films van leden in badkleding.

In sommige zwembaden is het volledig verboden om films of foto’s te maken. Wij willen zo ver niet gaan, tenzij het zwembad hier eisen aan gaat stellen, maar zover is het nog niet. De regeling binnen onze vereniging komt er in hoofdlijnen op neer dat wij foto’s en films willen kunnen maken van sportieve activiteiten en deze foto’s en films ook willen kunnen plaatsen op de website, in de folder of op onze Facebookpagina.

De regeling rond het gebruik van foto’s en films.

Vertrouwenscontactpersoon

De vertrouwenscontactpersoon (VCP) is binnen onze zwemvereniging het eerste aanspreekpunt voor iedereen die een vraag heeft over of te maken heeft met grensoverschrijdend gedrag.

Binnen een vereniging als ZON/S&S vinden wij de veiligheid van belang, maar ook willen wij een vitale vereniging zijn en mensen met verschillende achtergrond en verschillende kijk op het leven de gelegenheid bieden om met sport bezig te zijn.

ZON/S&S wil een vitale vereniging zijn d.w.z. een vereniging die niet met elke calamiteit in de stress komt, maar hier op een gepaste manier mee weet om te gaan en ook soepel om kan gaan met personen met (licht) afwijkend gedrag en afwijkende meningen.

De VCP fungeert als eerste opvang voor leden (sporters, ouders van sporters, toeschouwers, kaderleden, vrijwilligers, bestuur) met een klacht of een vraag. De VCP helpt het bestuur om de gewenste vitaliteit veilig te stellen.

De contactpersoon biedt een luisterend oor, geeft raad en verwijst door voor geschikte hulp. Daarnaast adviseert en stimuleert de contactpersoon onze vereniging om preventieve maatregelen te nemen.
Wij hebben één van onze leden bereid gevonden om als vertrouwenscontactpersoon te fungeren.
Het betreft Armando de Wolf die al jarenlang bij onze masters zwemt en als bedrijfsarts ervaring heeft met allerlei processen rond het gedrag van medewerkers binnen (professionele) organisaties.
Je kunt Armando in zijn rol als contactpersoon uiteraard mondeling benaderen maar hij is ook bereikbaar via e-mail: vertrouwenscontactpersoon@zonsportenspel.nl.

Het project In veilige handen

Wil je meedenken bij het opzetten van het project “In veilige handen”, stuur dan even een e-mail naar secretariaat@zonsportenspel.nl.